Hoje, com a competitividade que marca o mercado, não dá mais para perder tempo e produtividade em razão de burocracia, lentidão e defasagem nos processos. A digitalização fornece aos seus colaboradores acesso às informações de maneira instantânea, permitindo que as solicitações dos clientes sejam respondidas com maior velocidade. Isso é feito por meio de escaneamento ou digitalização direta, em que o documento é convertido em um arquivo digital que pode ser armazenado em servidores ou em nuvem.
Permite integração de tarefas
Por isso, é fundamental que os criadores de documentos considerem seu público-alvo e o propósito da comunicação ao elaborar qualquer tipo de registro. Os documentos podem ser classificados em várias categorias, dependendo de seu propósito e formato. Entre os tipos mais comuns, encontramos documentos legais, como contratos e certidões; documentos administrativos, como relatórios e memorandos; e documentos acadêmicos, como teses e artigos científicos. Cada tipo de documento possui características específicas que atendem às necessidades de sua utilização, seja para formalizar acordos, registrar informações ou compartilhar conhecimento.
Já a segunda aba do aplicativo, traz informações sobre as empresas pelas quais você passou. A terceira aba, só carrega informações que foram incluídas na carteira digital, enquanto a última opção traz apenas o menu de ajuda do app. No app, preencha os dados solicitados, toque em “Consultar” e você já verá o seu documento virtual. Caso tenha dado algum erro no processo, lembre-se que todas as informações precisam ser preenchidas exatamente como constam nos seus documentos. Coma CNH de papel (com o QR Code) em mãos, é preciso fazer o download do aplicativo Carteira Digital de Trânsito para Android ou para iOS. Será necessário fazer um cadastro e a validação do e-mail, feito por meio de um link que é enviado na hora do registro.
Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?
Caso você se enquadre nas obrigações acima, ao iniciar o aplicativo você encontrará a opção de “Adicionar RG”. Nela, será solicitado o escaneamento do QR Code do documento, em seguida será feita a identificação com biometria facial, em que é preciso apontar a câmera em diferentes posições do seu rosto. Para iniciar o processo, a sua Carteira Nacional de Habilitação precisa estar na última versão, que começou a ser emitida em 2017.
A prática também libera o espaço físico ocupado por arquivos em papel, permitindo que as empresas façam uso do local para outras atividades. Inclusive, ao mesmo tempo, a medida reduz a burocracia e otimiza a atuação dos executivos, tornando-os menos operacionais e mais estratégicos. Os documentos desempenham funções essenciais em diversas esferas da vida cotidiana e profissional.
Os documentos digitalizados por si só não possuem a mesma validade legal que o arquivo original, uma vez que as assinaturas foram feitas à punho e estariam apenas escaneadas. Da mesma forma, passam a ser dispensáveis as infraestruturas físicas para armazenamento de papel. A capacidade de pesquisa e organização simplificada proporcionada pela digitalização da gestão documental torna a recuperação de informações mais rápida e fácil em comparação com documentos físicos. Um sistema de gestão eletrônica de documentos é uma ferramenta poderosa para empresas que desejam organizar, armazenar e gerenciar documentos digitais de funcionários de maneira eficaz.
O aplicativo também pode pedir acesso à sua localização para apresentar os estabelecimentos públicos de saúde próximos e facilitar o agendamento de serviços. Hoje, o trabalho remoto é uma modalidade que traz muitas vantagens para a vida pessoal dos colaboradores e reflete em maior produtividade para a empresa. Por exemplo, as vagas para trabalho home office aumentaram 496% em 2022, por conta dessa mudança de percepção de mercado. A integridade, por sua vez, se refere à preservação das informações produzidas no ato da geração do documento.
Com o uso de documentação eletrônica, as diferentes etapas de seus negócios serão conduzidas de forma mais ou menos padronizada. Por exemplo, um dos seus parceiros comerciais pode ter dificuldades visuais e precisar da possibilidade de contar com o ajuste de zoom para conseguir realizar a leitura. Além disso, estamos comprometidos em fornecer tudo de que você precisa para impulsionar e proteger as suas decisões comerciais com eficiência, validade e segurança. A empresa deixa de perder tempo com certas atividades, como a gestão de contratos. Ou seja, é a transição do papel para o eletrônico por meio de softwares e/ou dispositivos eletrônicos. O objetivo é preservar o conteúdo analógico de forma virtual, facilitando o seu armazenamento, o seu compartilhamento e o acesso.
Através da assinatura eletrônica é possível garantir uma forma de comprovação da autoria e integridade dos documentos digitais através de um procedimento seguro, simples e 100% online. Vale lembrar que uma boa gestão de documentos requer um entendimento sólido das ferramentas e estratégias disponíveis – quaisquer que sejam elas -, bem como um compromisso contínuo com a organização e segurança das informações. No caso dos documentos digitalizados, é importante manter uma resolução adequada ao digitalizar documentos para garantir que todos os detalhes sejam preservados. Nem todos os documentos dos funcionários começam como versões digitais – portanto, é importante digitalizar documentos físicos quando possível. Isso porque é possível manter boa parte deles no celular, em aplicativos que têm o mesmo valor das versões em papel.
Como proteger os arquivos armazenados?
Com isso, muitos documentos que antes eram físicos são utilizados de forma digital. Notas fiscais eletrônicas, declarações de Imposto de Renda, contratos de trabalho, propostas comerciais e relatórios financeiros são alguns exemplos. A nova estratégia federal é diferente da Estratégia Nacional de Governo Digital, que foi publicada em junho. O uso de assinatura eletrônica para as instituições de saúde é uma importante prática para ga… Esses são passos essenciais para empresas que buscam mais eficiência, segurança e organização no dia a dia.
Os documentos digitais, que incluem arquivos em formatos como PDF, DOCX e JPEG, oferecem vantagens como facilidade de edição, compartilhamento rápido e armazenamento em nuvem. Por outro lado, os documentos físicos, como papéis impressos, ainda certidao são amplamente utilizados, especialmente em contextos que exigem assinaturas ou autenticações. A coexistência de ambos os formatos apresenta desafios e oportunidades para a gestão documental.
O e-identidade, por exemplo, é um aplicativo da policia civil do Distrito Federal que permite baixar a Carteira de Identidade feita, a partir de 2018, pela unidade federativa brasileira. O app mostra as mesmas informações da Carteira de Identidade impressa, como CPF, DNI, Título de Eleitor e CTPS. Para entrar na plataforma, o usuário deve responder a algumas perguntas pessoais e informar dados como CPF e nome da mãe. O documento substitui a versão física e, por esse motivo, pode ser apresentado em votações eleitorais. O aplicativo permite emitir a certidão de quitação eleitoral e de crimes eleitorais, além de informar os locais de votação, dados do eleitor e número de inscrição. Por isso, é importante que você possibilite a seus colaboradores poder acessar os arquivos em todos os lugares, a partir de qualquer dispositivo.
Uma empresa sem papel precisa de muito menos espaço físico do que outra, que tenha de conviver com toneladas de arquivos guardados em salas especiais. É necessário citar, ainda, o custo com validações notariais, que são dispensáveis quando há Assinatura Digital. A tramitação de documento digital derruba significativamente os custos de uma organização.